Studiile efectuate asupra productivitatii muncii, au aratat ca o persoana la job munceste in medie sub 49% din timpul efectiv de lucru!
Acest procent este influentat negativ de intreruperile dese din surse interne (ale propriei persoane) sau externe (colegi, sefi, furnizori, clienti).
Iar daca aceasta situatie nedorita este atat de larg raspandita, asta inseamna cateva lucruri, si anume: ca jumatate din potential nu este realizat, jumatate din vanzari nu sunt efectuate, jumatate din venituri nu sunt castigate!
Si atunci ce-i de facut pentru a recastiga cele 51 de procente?
Eu am gasit Tehnica Pomodoro care a facut o diferenta remarcabila pentru mine si pentru clientii cu care am lucrat.
O folosesc de mai bine de 4 ani si genereaza rezultate spectaculoase.
Am zeci de povesti de succes de la cei cu care am lucrat pentru cresterea productivitatii, si aceasta tehnica functioneaza si la CEO si la Directori regionali si la Entry level si la studenti, pentru ca e structurata pe cateva principii foarte sanatoase.
Iti prezint aceste principii si beneficii si te incurajez sa introduci si tu aceasta tehnica in activitatea ta profesionala.
In concluzie, de ce functioneaza atat de bine Tehnica Pomodoro?
1. Nu te poti apuca pana ce nu ai o lista "to do" cu taskurile pe care vrei sa le faci. Deci elimini din start "haos-ul".
2. Ca sa functioneze aceasta tehnica, ai nevoie sa iti stabilesti prioritatiile si sa incepi sa lucrezi la prioritatea nr.1
3. Stii cand incepi si stii cand termini. Fiecare task il estimezi in unitati Pomodoro (3xPomodoro, 1/2 Pomodoro, etc)
4. Iti imparti activitatile mari in taskuri mai mici care sunt actionabile.Adica raspunzi la intrebarea:"care e urmatorul pas". In acest mod, elimini amanarea pentru ca ai foarte multa claritate si iti e clar cata energie ai de investit in urmatorul pas.
5. Lucrezi la 1 singur task odata. Multitaskingul este astfel "vindecat".
6. Iti grupezi activitatiile similare si le rezolvi in acelasi interval de timp.Mintea ta iti este recunoscatoare pentru ca nu o tot pui sa schimbe variabilele cu care lucreaza si astfel economisesti multa energie mentala.
7. Estimezi in avans cu mult mai multa acuratete cat iti va lua fiecare task. E posibil ca la inceput sa nu iti iasa perfect, dar exercitiul de a estima timpul necesar unei activitati va deveni o abilitate dupa scurt timp.
8. Iti rafinezi procesul de planificare si determini mult mai exact care sunt toti pasii prin care ai de trecut pentru a ajunge la destinatie. Gandirea ta va deveni mult mai practica fiind focusata pe urmatorul pas actionabil.
9. E foarte usor de practicat si nu necesita elemente greu de procurat. O foaie de hartie cu lucrurile de facut, un pix/creion cu care sa tai fiecare element terminat si un timer: ceas cu alarma, telefon sau ceas de bucatarie (Pomodoro). Daca lucrezi la calculator poti folosi Focus Booster (click)
10. Nu te epuizezi mental pentru ca iti programezi pauzele de refacere inca de cand te apuci.
11. Faci pauze scurte si dese dupa fiecare Pomodoro de 25 de minute, iar dupa 4 sesiuni faci o pauza mai mare de 20 min.
12. In pauze ai grija de corp: te hidratezi, te ridici de la birou si faci un pic de stretching, iei o gustare usoara.
13. In pauze ai grija si de emotiile tale: suni pe cineva drag, vorbesti cu un coleg de birou, iti verifici starea emotionala interna.
14. Iti relaxezi mintea in legatura cu orice lucru exterior si te focusezi doar pe ce ai de facut. Inchizi emailul, pui telefonul pe silent, iti rogi colegii sa nu te intrerupa daca te vad ca esti focalizat pe ceea ce faci.
15. Iti cresti capacitatea de a te focaliza pe un singur lucru la un moment dat. Performerii de top fac excelent un singur lucru la un moment dat si nu 10 lucruri simultan de calitate sub-mediocra.
16. Rezolvi intreruperile interne (adica din interiorul tau). Ma refer la momentul in care iti vine o idee despre alt proiect sau alta activitate. Scrii pe hartia pe care o ai la indemana 2-5 cuvinte ca sa nu iti uiti ideea, dar continui pana ce finalizezi sesiunea Pomodoro inceputa.
17. Apropierea unui deadline (chiar si setat de tine) iti stimuleaza resursele interne sa se focalizeze. Astfel tu lucrezi sinergic cu toate resursele pe care le ai.
18. Iti cresti motivatia si ti-o mentii constanta pana la sfarsitul zilei. Cand vezi ce productiv devii nu iti mai vine sa te opresti… serios :)
19. Constientizezi o falsa problema in ziua de azi: ca sunt mult mai putine lucruri urgente de facut care nu pot astepta 1-2 Pomodoro… adica 30 - 60 de minute.
20. Iti cresti calitatea rezultatelor pentru ca dai totul in acel interval de timp. Pentru tine, in acel moment, nu mai exista altceva decat ceea ce ai de facut pana se termina cele 25 de minute.
21. Iti cresti disciplina de a nu te lasa distras de factori disturbatori. Asta te ajuta sa ai delimitari clare intre diversele activitati pe care le faci. Nu mai impletesti munca cu relaxarea. E munca intens focalizata pentru 25 de minute si apoi 5 minute relaxare. Si dupa 2 ore iti iei pauza de 20 de minute.
22. Cu ajutorul Pomodoro reusesti sa iti dezvolti procese mai eficiente de studiu si munca. Studiezi si asimilezi cantitati mai mari de informatie pentru ca te mentii intr-o stare optima de invatare mai mult timp. Mintea se deconecteaza la un moment dat atunci cand nu stie exact "cat mai dureaza" pana ajunge la destinatie. Perioadele predeterminate au beneficiul ca tin mintea in priza.
23. La sfarsitul zilei stii exact ce ai facut in ziua respectiva. Stii cate Pomodoro complete ai avut si stii in fiecare dintre aceste sesiuni la ce ai lucrat si cu ce rezultat.
24. Pomodoro te ajuta sa fii foarte productiv fara sa fie nevoie sa iti sacrifici corpul sau sa te incarci emotional. Alternand munca intensa cu relaxarea pentru corp si emotii faci o diferenta semnificativa, pentru ca iti ajuti intreg sistemul sa se mentina in echilibru. Astfel, ai energie de varf si poti ajunge pana la 8-10 ore de munca super-intensiva cu rezultate greu de crezut pentru cei care lucreaza cu tine.
Si acum metoda propriu zisa: Tehnica Pomodoro in 5 fraze spune asa:
1. Pune-ti un ceas (de bucarie sau telefonul mobil) sa sune peste 25 de minute.
2. In acest interval lucreaza neintrerupt avand focusul nedivizat pe ceea ce faci.
3. Dupa cele 25 de minute ia o pauza de 5 minute de reimprospatare.
4. Dupa 4 Pomodoro ia o pauza mai lunga de aproximativ 15-20 min.
5. Repeta procesul de cat mai multe ori pe perioada unei zile.
Ce altceva e important sa stii despre Tehnica Pomodoro?
Iti structurezi actiunile de facut in intervale de timp clar delimitate: de exemplu, o actiune ar putea avea nevoie de 3 Pomodoro sau daca sunt necesare mai putin de 25 de minute, pot fi comasate 2 sau 3 actiuni intr-o sesiune de Pomodoro.
Apoi, 1 sesiune Pomodoro nu este divizibila - esti productiv 25 de minute consecutive, iar daca intervin intreruperi in cele 25 de minute, sesiunea va fi reluata de la inceput.
“Offf... da... intreruperile... ce sa fac cu ele?”
Exista doua tipuri: intreruperi interne si intreruperi externe.
Cand simti in interiorul tau cum concentrarea se diminueaza, fa o notita pe hartia cu actiunile de facut - un asterisc. Apoi noteaza care a fost impulsul tau in acel moment si mergi mai departe in sesiunea de Pomodoro.
Daca iti amintesti ca ai ceva de facut si este important sau chiar iminent,noteaza pe aceeasi foaie ce este, planifica-i un interval de executie....si... mergi mai departe. “dar.... vei spune... unde lucrez eu e atata agitatie incat e greu sa reusesc sa am 25 de minute consecutive de munca neintrerupta...”
In masura in care esti intr-un spatiu deschis sau lucrezi cu persoane multe in jurul tau, e cu atat mai important timpul productiv.
O sesiune Pomodoro inseamna focus si actiune concentrata fara telefon, email, sau Facebook.
Daca modul de lucru specific jobului tau presupune interactiuni in numar mare cu alte persoane, poti negocia aceste intreruperi cu cei care de obicei intra in interactiune cu tine.
Explica-le ce faci si cere-le respectos sa iti respecte modul de lucru.
Din practica mea corporatista, sunt extrem de putine cazurile in care o interactiune nu poate fi amanata cu 25 de minute (in cazul in care apare spontan, adica nu a fost anterior programata).
Iar dupa o sesiune de Pomodoro completa poti adresa chestiunea in cauza.
E esential sa intelegi ca poti fi in controlul timpului tau, insa ai nevoie in primul rand de o metoda si de increderea ca o poti pune in practica.
Probabil cel mai socant adevar pe care l-am aflat despre mine, dupa ce am inceput sa lucrez in sesiuni Pomodoro, a fost cat de putin timp productiv contorizam in fiecare zi de lucru.
La inceput abia reuseam sa fac 3-4 sesiuni complete (fara nici o intrerupere)... ca apoi incet-incet sa ajung la 10 sau 14 sesiuni complete.
Cei care au ajuns sa fie maestri in aceasta tehnica pot ajunge la 16-18 sesiuni!
Dar destul cu tehnica, e timpul pentru actiune!
Esti dispus sa pui tehnica la incercare chiar acum?...
Te incurajez sa iti faci propria parere despre tehnica si despre ce poate insemna ea pentru tine si pentru rezultatele tale!
Sa incepem !!!
Ai la indemana lista cu actiunile de facut?
Ai pus ceasul sa sune peste 25 de minute?
Ai dat telefonul pe modul silentios?
Ai inchis emailul?
Ai tras aer adanc in piept? .....
Spor maxim!
Dan
P.S. Strategii de productivitate si de mentinere a echilibrului intre viata profesionala si cea personala, descrise in detaliu, gasesti si pe pagina de prezentare a programului
5AM Coaching 2.0 Revolution. http://www.5amcoaching.ro/
