NOU: Actele de muncă se pot semna și arhiva electronic direct de pe telefon, chiar și de la distanță.

Angajatorii care vor o simplificare a activității zilnice și o reducere a costurilor pot folosi semnătura electronică și arhivarea direct prin intermediul telefoanelor inteligente și tabletelor, inclusiv de la distanță.

Astfel că respectivele contracte de muncă, actele adiționale, cererile de concediu și nu numai pot fi semnate și apoi accesate în arhivă direct în format electronic, fără să mai fie nevoie de documente tipărite și de prezența fizică a angajaților și angajatorilor în același loc. Actele sunt păstrate electronic în siguranță, plus că se pot reduce costurile cu peste 60%, după cum estimează experții în astfel de soluții.

certSIGN este prima companie din România care pune la dispoziţie semnătura electronică calificată la distanţă (certificată QSCD, în conformitate cu Regulamentul eIDAS), aceasta fiind recunoscută și valabilă, în baza legislației europene, în toate statele membre UE.

Semnătura electronică la distanță, ce poate fi folosită pe telefon, face parte dintr-o soluție integrată numită #gomobile, dezvoltată de certSIGN şi implementată cu tehnologii Samsung. Aceasta are patru componente majore: dispozitive mobile, platformă de securitate, aplicațiile de digitalizare pentru angajatori și serviciile de implementare și consultanță.

Aplicațiile din pachetul #gomobile sunt:

• cea pentru semnătura electronică la distanță, care permite semnarea electronică, cu valoare legală, a documentelor;
• cea pentru accesul la arhiva electronică, cu valoare legală, a documentelor încheiate electronic;
• cea pentru securizarea convorbirilor pe dispozitivele mobile de serviciu, care permite salariaților comunicarea în siguranță prin apeluri și mesaje.

Însă cum se semnează documentele de la distanță? Aplicația poate fi folosită pe orice telefon cu sistemele de operare iOS sau Android și permite semnarea documentelor PDF. Practic, actele sunt semnate cu un certificat digital emis în avans și autorizarea semnării se face prin introducerea unui cod primit prin SMS în momentul în care se inițiază comanda de semnare. Astfel, certificatul este emis și stocat în infrastructura certSIGN, fără a fi nevoie de un token permanent în posesia titularului.

În ceea ce privește arhivarea electronică, documentele arhivate în prealabil pot fi accesate online direct de pe dispozitivele mobile. Cu alte cuvinte, orice angajator își poate accesa, într-un mod securizat, pe internet toata arhiva electronică care vizează salariații și documentele lor.

Soluția integrată #gomobile urmează să fie prezentată la evenimentul de tehnologie GoTech World, care va avea loc pe 2 și 3 octombrie 2019 la Romexpo, în București.

Sursa: AvocatNet