65 de Idei de Managementul Timpului de la Oameni Foarte Productivi

DAT FIIND CĂ AVEM CU TOȚII 24 DE ORE PE ZI, doar modul în care le folosim și cum ne facem managementul timpului face diferența între oamenii productivi și cei cărora cele 24 de ore nu le ajung.

Cum facem ca acele 24 de ore să ne fie suficiente pentru a ne deplasa înspre obiectivele noastre? Cum ne gestionăm timpul în mod eficient?

Nu mai poți recupera timpul pe care l-ai pierdut. Poți doar să îl folosești mai bine în viitor.
- Ashley Ormon -

Iată 65 de sfaturi de management al timpului care mi-au fost utile și pe care le-am adunat mai jos:
65 de sfaturi de managementul timpului de la oamenii productivi

Stil de lucru
1. Oricât de productiv ai fi, nu vei realiza tot ce îți propui. Și asta este OK.

2. Nu gestiona timp, gestionează acțiuni. Concentrează-te pe gestionarea a ceea ce ai de făcut și cum să o faci mai eficient. Nu pe programarea timpului de lucru.

3. Înainte de a te organiza, simplifică și elimină. Tehnicile de organizare pot ajuta extraordinar, însă vor fi mereu limitate de obiceiurile proaste pe care le menții. Întâi vezi ce ai de eliminat, ce poți simplifica legat de modul în care îți folosești timpul. Aplică noțiunile de minimalism la modul în care te organizezi. 

4. “NU”: Cuvântul din numai două litere care îți va salva ziua. Învață să spui nu. Nu mai spune da fiecărei solicitări pe care o primești.

5. Ordinea pe biroul de lucru inspiră ordine și claritate în minte.

6. Evoluția de până acum sau cât mai ai de realizat? Te poți concentra pe ceea ce ai făcut până acum sau pe cît mai ai până la idealul pe care îl dorești. Prima te va umple de energie și satisfacție, a doua te va face să te gândești cât de departe ești și cât mai ai de lucru. Ce alegi?

7. Multi tasking înseamnă lipsa de eficiență, pe termen lung. Evită-l sau elimină-l complet.

8. Lucrează în secvențe de timp dedicate lucrului concentrat și urmate apoi de perioade de relaxare. Poți folosi tehnica Pomodoro a lui Francesco Cirillo, sau sistemul 60-60-30 al lui Peter Drucker.

9. Dacă te ține prea mult de vorbă, strânge-i mâna, mulțumește-i că a venit și spune-i că păstrați legătura. Ca să fii sigur că pleacă, îl și conduci la ușă. Amabil și asertiv.

10. Creierul nu este destinat memorării, ci rezolvării problemelor și creativității. Scrie totul pe hârtie, nu ține minte date. Cu excepția zilei de naștere a soției (dacă ești bărbat).

11. Stabilește obiective de termen lung și sarcini pe termen scurt. Pune pe hârtie un plan anual și împarte-l în planuri lunare și săptămânale. E important ca planul anual să se bazeze pe ceea e important pentru tine, pe valorile tale. Apoi duci totul în jos până la sarcini zilnice care implementează planul anual pas cu pas. Privește la un nivel mai mare, apoi pune lupa la un nivel mai mic. Și alternezi între ele. Am detaliat sistemul în carte.

12. Deleagă sarcinile la care nu te pricepi. Fiverr poate fi un instrument extrem de util și la prețuri mai mult decât rezonabile. Vei găsi acolo oameni care o să-ți facă un logo, o să-ți repare problemele la site, îți vor face research pentru raport ș.a.

13. Lucrează la nivelul tău personal de energie, cel puțin la fel de mult cât lucrezi la managementul timpului. Cu cât ai un mai bun nivel de energie, cu atât devii mai productiv. Îți recomand cartea “Fii în formă” de Tony Schwartz.

14. Un singur om poate fi responsabil pentru o sarcină. Când există mai mulți responsabili, de obicei nimeni nu este.

15. Când scazi viteza, te miști mai repede. Deși nu pare așa, dacă totul o ia razna cel mai bun lucru de făcut este să încetinești din viteză.

16. Fiecare zi să aibă un scop al ei: setează un obiectiv al zilei.

17. Pentru a-ți atinge obiectivele stabilite, trebuie să știi întâi unde te afli acum. Sau altfel spus, degeaba ai o hartă (planul anual) și un drum (acele sarcini zilnice de care vorbeam mai sus), dacă nu știi care e situația ta de acum. Pentru asta e bine să faci o revizuire lunară a evoluției obiectivelor tale.

18. Începe ziua scriind o listă de sarcini. Sau scriind în agendă sarcinile zilei. Eu unul prefer listele de sarcini, ambele variante sunt însă bune. Ideea este că primul lucru pe care îl faci de dimineață (sau în seara precendetă) să fie definirea sarcinilor zilei. Pe baza planului săptămânal și a celui lunar. Care trebuie să vină automat din planul anual.

19. Stabilește obiective ambițioase și în același timp realiste. Nu te rezuma să alegi “ceva” ușor de făcut. Visează, îndrăznește la mai mult! Dar ai grijă să fie și tangibile în același timp.

Obiceiuri

20. Nu aștepta condițiile speciale necesare pentru a începe. Fă un plan, dă-i drumul și îmbunătățește din mers proiectul.

21. Și stai concentrat pe primul pas. Începe cu prima etapă, apoi a doua ș.a.m.d. Nu te gândi mereu cât de mult mai ai de făcut până la obiectivul final. Îți amintești de alternarea între o lupă mai mare și una mai mică, despre care vorbeam mai sus? Acum rămâi la nivelul de detalii al primului pas. Pașii mici duc spre rezultate mari.

22. Eșecurile duc spre cele mai mari succese. Dacă înveți din ele și nu le mai repeți, evident.

23. Cu cât știi mai exact ce dorești, cu atât mai probabil să reușești.

24. Doar un singur lucru poate avea concentrarea ta maximă la un moment dat. Când ai ceva important de făcut stai concentrat doar pe acel lucru.

25. Grijile duc la energie irosită.

26. Timpii de deplasare pot fi cel mai bun prieten al tău. Folosește eficient momentele când te deplasezi. Spre exemplu eu ascult cărți audio când conduc.

27. Mișcarea impulsionează mișcare. Altfel spus, când te afli deja în mișcare te deplasezi mai ușor. Nu irosi forța de momentum odată câștigată.

28. Unii oameni te ridică. Alții te trag în jos. Alege-l pe primul. Renunță la cel de-al doilea.

29. Lucrează zilnic – chiar și numai puțin – la obiectivele mari. Mai bine să lucrezi câteva minute în fiecare zi, decât câteva ore uneori.

30. Dezvoltă-ți rutine personale eficiente. Observă pe alții cum fac ceva anume în mod eficient și folosește aceeași procedură. Modelează comportamentul lor și fă-l parte din tine.

31. Include 20-30 de minute de somn la amiază pentru a fi plin de energie și în a doua parte a zilei. Dacă e posibil. Am avut o perioadă de aproape doi ani când făceam asta zi de zi. A fost cea mai productivă perioadă din viața mea.

32. Scrie o listă cu lucrurile pe care să nu le faci. De exemplu, “când mai intru pe Facebook nu mai joc nici un joc!” sau “când mă mai sună Ioana/Carmen etc îi spun că sunt ocupată, altfel voi asculta iarăși în următoarea oră cum a fost ea mereu neîndreptățită”.

33. Începe cu cele mai dificile sarcini. În prima parte a zilei, când ai cel mai înalt nivel de energie.

Citeste intregul articol la http://florinrosoga.ro/blog/tehnici-management-timpului/