Cum sa redactezi un plan de comunicare ..

Orice plan de comunicare trebuie sa puna intrebarea fundamentala "Cu ce scop a fost infiintata aceasta organizatie ?", "Care sunt scopurile pe care le urmareste ?", "Care sunt obiectivele cheie ? ". Aceste intrebari reprezinta baza pentru elaborarea planului tau.
Intre timp va trebui sa te intrebi cat de bine cunoaste publicul activitatea companiei si care este opinia sa cu privire la aceasta. Pentru a dobandi un punct de vedere obiectiv asupra problemei vor fi necesare cercetari de teren – de multe ori sunt suficiente chestionare rapide sau telefoane aplicate unui esantion reprezentativ de subiecti. Astfel poti afla cum este cotata compania in mintea oamenilor.

Unde doresti sa ajungi ? (obiectivul tau)

Cum iti doresti sa fie cotata organizatia ta peste un anumit interval de timp – spre exemplu un an, trei ani sau poate la sfarsitul unei campanii ? Doresti sa te faci cunoscut cat mai multor oameni, si daca da de ce ? Ai capacitatea sa te ocupi de efective mai mari de clienti, consumatori sau vizitatori ?

Cui te adresezi ? (publicul tinta)

Caror sectoare ale comunitatii te adresezi ? De exemplu te poti adresa liderilor de opinie locali, cum ar fi parlamentarului din circumscriptia ta sau editorului ziarului local, parintilor cu copii sub cinci ani, sau celor preocupati de soarta persoanelor in varsta. "Publicul larg" sau "toata lumea" sunt expresii prea vagi. Cu cat publicul tinta va fi specific at mai precis cu atat vei avea mai mult succes. A-ti alege publicul nu inseamna sa excluzi pe toata lumea ci doar sa cunosti mai bine un grup restrans de persoane.

Afla din ce surse se informeaza publicul tau tinta. Ce ziare citesc cei vizati ? Asculta postul de radio local ? Fac parte dintr-o alta retea ? Considera ca ziarul local nu e bun de nimic ? Toate acestea te vor ajuta sa-ti aplici strategia.

Ce mesaj doresti sa transmiti ? (mesajul cheie)

Incearca sa fii cat mai clar in privinta mesajului pe care doresti sa-l transmiti. Mesajele cheie sunt de obicei simple si rareori implica declaratii cu privire la politicile companiei. Ar trebui sa te intrebi "Ce motive ar avea publicul tinta sa apeleze la serviciile noastre ?" Raspunsul "pentru ca suntem buni" nu este suficient. De ce suntem buni ? "Suntem demni de incredere" sau "stim despre ce vorbim" sunt ambele mesaje cheie. Nu este mereu necesar sa comunici in cuvinte un mesaj cheie – acesta poate fi incorporat in designul materialelor promotionale.

Ce metode vei folosi ?

Cum iti poti impresiona cel mai bine publicul tinta cu mesajul tau ? Acest lucru depinde de informatiile pe care le ai despre respectivul public. Gandeste dincolo de relatia cu media. Daca discursul este cel mai potrivit atunci foloseste-l: conferinte, intalniri, vizite - toate pot face parte dintr-un plan de PR. Ce zici de expuneri in vitrinele magazinelor, posta directa sau expozitii ? Metodele tale trebuie sa se bazeze pe cat posibil pe informatiile despre publicul tinta. Este inutil sa faci o multime de eforturi pentru a aparea intr-o revista de business exceptionala, de exemplu, daca foarte putine persoane dintre cei care alcatuiesc publicul tinta citesc acel ziar – saptamanalul local s-ar putea sa-ti fie de mai mare folos.

Strategii si orare

Cu alte cuvinte planul tau de actiune. Iti doresti un val puternic de publicitate sau unul mai domol ? Stabileste-ti obiectivele si un orar – revistele, chiar cele locale, iti pot tipari articolul chiar peste trei luni de la momentul cand l-au solicitat. De exemplu, daca strategia ta presupune participarea la cat mai multe intalniri, atunci propune-ti sa participi la X intalniri pe parcursul urmatoarelor sase luni. Fiecare metoda sau mijloc de comunicare ales va avea propriile limite de timp. Daca nu iti stabilesti niste scopuri concrete este posibil sa-ti uiti bunele intentii !

Buget

Cat te vor costa toate astea ? Intr-o lume ideala bugetul tau ar acoperii toate costurile necesare implementarii strategiei tale. In realitate trebuie sa-ti limitezi optiunile. Nu vei putea sa aplici tot ce ti-ai propus asa ca indreapta-ti resursele spre metodele pe care le consideri cele mai eficiente – chiar daca nu sunt cele mai atragatoare.

Anumite etape ale strategiei tale ar putea sa inceapa abia peste cateva luni de la implementarea strategiei, iar in acest caz s-ar putea sa ai timp pentru a strange niste bani in plus. Creditorii ofera mai usor fonduri pentru o actiune precisa daca face parte dintr-o strategie generala de comunicare decat daca se afla pe cont propriu.

Evaluare

Clar - aceasta etapa iti va da dureri de cap ! Dar cum altfel poti verifica daca eforturile tale au avut success ? Rezerva-ti mereu timp pentru aceasta operatiune – chiar daca ea presupune doar pastrarea unor articole decupate din ziare si a unei evidente cu numarul de interviuri acordate. Facand acest lucru in mod regulat iti poti da seama cand lucrurile nu merg asa cum iti doreai. Este un sistem de prevenire foarte bun care iti da posibilitatea sa-ti schimbi strategia mai degraba decat sa te dai cu capul de pereti.

De retinut – cea mai buna strategie este una flexibila care se modifica in timp.

Wall-Street, 11 Octombrie 2006